DMS
Manajemen Dokumen
Satu sumber kebenaran untuk semua dokumen — dengan versioning, kontrol akses, dan pencarian cepat.
- Versioning otomatis & check-in/out
- Full-text search + OCR
- Hak akses granular (RBAC)
Platform Dokumen, Persuratan & Kearsipan — Self-Hosted 🇮🇩
Dokumen, Persuratan & Arsip.
Dokumen, Persuratan & Arsip.
Satu Platform. Tetap di Tangan Anda.
Platform self-hosted buatan Indonesia yang menyatukan manajemen dokumen, tata naskah dinas, dan kearsipan ber-JRA — siap audit, aman, dan dokumen ketemu dalam hitungan detik.
< 2 dtk temu dokumen
3-in-1 satu platform
100% data di server Anda
Untuk BUMN · Pemerintah · Bank · Rumah Sakit · Pendidikan
documa.id/persuratan
✓
Draft ✓
Review 3
Setujui 4
Arsip No. Agenda 0421/VI/2026
Undangan Rapat Koordinasi
Disposisi: Direktur → Kabag → Staf
Tindaklanjuti ⏱ Batas 04 Jun TTE ✓
Tugas Saya 3 menunggu
Selaras SPBESesuai kaidah ANRI / JRAMendukung TTE BSrESesuai UU PDP & PP 71/2019Siap TKDN / e-Katalog
Masalahnya hari ini
Surat menumpuk, arsip hilang, audit menegangkan?
Pengelolaan dokumen yang manual dan tersebar membuat instansi lambat, rawan kehilangan, dan sulit membuktikan kepatuhan.
Surat tertahan berhari-hari
Disposisi hilang di grup WhatsApp, tidak ada yang tahu posisi surat sekarang di meja siapa.
Arsip sulit dilacak
Dokumen tersebar di folder, email, dan drive pribadi. Saat dibutuhkan, hilang entah ke mana.
Takut temuan audit
Tidak ada jejak audit, retensi manual, dokumen kedaluwarsa masih beredar — risiko temuan BPK/auditor.
Data di cloud asing
Dokumen sensitif tersimpan di server luar negeri — bertentangan dengan UU PDP & kebutuhan kedaulatan data.
Satu platform, tiga disiplin
Dokumen, Persuratan & Kearsipan — menyatu
Bukan tiga aplikasi yang ditambal jadi satu. Documa menyatukan ketiganya dalam satu sistem yang konsisten, aman, dan dibuat untuk cara kerja Indonesia.
Persuratan
Persuratan & Disposisi
Tata naskah dinas elektronik: surat masuk, disposisi berjenjang, penomoran otomatis, dan TTE.
- Lembar disposisi elektronik
- Penomoran otomatis sesuai tata naskah
- Tanda tangan elektronik (BSrE)
Kearsipan
Kearsipan & JRA
Kelola arsip dinamis dari aktif, inaktif, hingga penyusutan — sesuai kaidah kearsipan ANRI.
- Jadwal Retensi Arsip (JRA)
- Penyusutan otomatis terjadwal
- Klasifikasi & keamanan arsip
Alur Kerja & Disposisi
Alur dokumen yang bergerak sendiri — dari disposisi hingga arsip
Teruskan disposisi, kumpulkan persetujuan, dan tanda tangani elektronik — semua tercatat lengkap. Inilah yang tidak dimiliki produk dokumen global mana pun.
- Lembar disposisi elektronik — teruskan instruksi berjenjang sesuai kaidah ANRI
- Antrean persetujuan dengan batas waktu, pengingat & eskalasi otomatis
- Pantau posisi setiap dokumen secara real-time — tahu siapa berikutnya
- Jejak audit lengkap untuk setiap aksi — siap pemeriksaan
- Setujui & tanda tangani dari web, mobile, atau langsung dari email
documa.id/persuratan/surat-masuk
3
Setujui 4
TTE 5
Arsip No. Agenda 0421/VI/2026
Undangan Rapat Koordinasi
Asal: Dinas Kominfo · 02 Jun 2026
Tindaklanjuti Koordinasikan Batas 04 Jun
Riwayat Disposisi
Direktur 09:14
Diteruskan ke Kabag
Kabag TU 09:21
Koordinasikan tim
Staf Pelaksana menunggu
Tindak lanjut
Fitur unggulan
Semua yang dibutuhkan untuk kelola dokumen dengan benar
Versioning & restore
Setiap perubahan tersimpan — kembalikan versi kapan saja.
Pencarian full-text + OCR
Temukan teks di dalam dokumen hasil scan sekalipun.
Workflow no-code
Rancang alur persetujuan berjenjang secara visual, tanpa koding.
RBAC + SSO/LDAP
Kontrol akses berbasis peran, integrasi identitas instansi.
Jejak audit lengkap
Siapa, kapan, apa — setiap aksi tercatat dan siap audit.
Notifikasi & eskalasi
Pengingat otomatis & eskalasi agar tak ada yang tertahan.
Tanda tangan elektronik
TTE tersertifikasi BSrE/PSrE, sah secara hukum.
REST API & WebDAV
Integrasi terbuka — terhubung ke SPLP, SRIKANDI, sistem Anda.
Retensi & penyusutan
Lifecycle arsip otomatis sesuai JRA — siap regulasi.
Mengapa Documa
Irisan yang tidak dimiliki yang lain
Self-hosted, buatan Indonesia, dan all-in-one — kombinasi yang tidak dipegang sekaligus oleh kompetitor mana pun.
| Kapabilitas |  Documa | Cloud Asing | e-Office Saja | Bangun Sendiri |
|---|---|---|---|---|
| Self-hosted / data di server sendiri | ||||
| DMS + Persuratan + Kearsipan menyatu | ||||
| Sesuai kaidah ANRI / JRA | ||||
| TTE tersertifikasi (BSrE) | ||||
| Bahasa & dukungan lokal Indonesia | ||||
| Siap pengadaan (e-Katalog/TKDN) | ||||
| Tanpa biaya per-user yang membengkak |
Kedaulatan Data
Data Anda,
di server Anda.
Berbeda dari layanan cloud asing, Documa berjalan sepenuhnya di infrastruktur Anda. Tidak ada dokumen sensitif yang keluar dari perimeter instansi.
UU PDPPP 71/2019POJK 11/2022Air-gapped
On-premise / self-hosted
Deploy di data center atau server Anda sendiri. Opsi air-gapped untuk lingkungan paling sensitif.
Anda yang pegang kuncinya
Enkripsi dan kredensial dikendalikan instansi Anda — bukan vendor, bukan pihak ketiga.
Data tetap di Indonesia
Memenuhi UU PDP (UU 27/2022) & PP 71/2019. Untuk bank: selaras kewajiban pusat data dalam negeri (POJK 11/2022).
Solusi per sektor
Dibuat untuk kebutuhan instansi Anda
Dari pemerintahan hingga industri teregulasi — Documa menyesuaikan alur dokumen, persuratan, dan kearsipan dengan konteks Anda.
BUMN / BUMD
Kelola dokumen korporat, kontrak, dan arsip wajib (UU 43/2009) dengan kontrol penuh dan self-hosted — selaras transformasi digital BUMN.
Kontrak · SK · Persuratan · Arsip JRA
Pemerintah
Lengkapi ekosistem SPBE: persuratan, disposisi, dan DMS menyeluruh untuk dokumen yang tidak tercakup arsip dinamis — tetap interoperabel.
Disposisi · Tata naskah · Naikkan Indeks SPBE
Bank & Keuangan
Penuhi POJK: jejak audit, retensi, residensi data lokal, dan TTE untuk dokumen kredit, KYC, dan kepatuhan.
Kredit · KYC/CDD · Audit trail · Retensi
Kesehatan
Kelola dokumen administratif, informed consent, dan arsip RS dengan kontrol akses ketat dan kepatuhan retensi.
Consent · Dokumen mutu · Arsip RS
Pendidikan
Persuratan kampus, dokumen akademik, akreditasi, dan arsip universitas dalam satu platform self-hosted.
Persuratan · Akreditasi · Arsip
Hukum & Manufaktur
Manajemen perkara/kontrak dan dokumen mutu ISO 9001/13485 — controlled documents, review, dan audit-ready.
Kontrak · SOP ISO · Controlled docs
Keamanan & Kepatuhan
Siap audit sejak hari pertama
Keamanan berlapis dan kepatuhan yang dapat dibuktikan — dirancang untuk lolos pemeriksaan instansi dan auditor.
Self-hosted / on-premise
Data tidak pernah keluar dari infrastruktur Anda. Opsi air-gapped.
Enkripsi at-rest & in-transit
Perlindungan data berlapis sesuai standar industri.
RBAC & SSO/LDAP
Kontrol akses berbasis peran, integrasi identitas instansi.
Jejak audit immutable
Setiap akses & perubahan tercatat permanen, siap pemeriksaan.
TTE tersertifikasi BSrE
Tanda tangan elektronik sah sesuai UU ITE & PP 71/2019.
Selaras UU PDP & SPBE
Residensi data lokal, mendukung kepatuhan & Indeks SPBE.
SPBE ANRI / JRA TTE BSrE UU PDP ISO 27001-ready TKDN
temu-balik dokumen
3-in-1
DMS · Persuratan · Kearsipan
data di server Anda
JRA
kearsipan sesuai ANRI
🇮🇩 Karya anak bangsa
Buatan & didukung lokal Indonesia
Documa dibangun untuk regulasi, bahasa, dan cara kerja Indonesia — oleh tim yang paham kebutuhan instansi dan industri dalam negeri. Bukan sekadar diterjemahkan, tapi dirancang dari awal untuk konteks lokal.
Pilot / POC tanpa risiko
Buktikan nilainya lebih dulu sebelum komitmen.
Siap e-Katalog & TKDN
Produk dalam negeri — pengadaan cepat dan audit-defensible.
Dukungan lokal & SLA jelas
Tim Indonesia, pendampingan implementasi & migrasi.
FAQ
Pertanyaan yang sering diajukan
SRIKANDI kan sudah wajib dan gratis — buat apa Documa?
SRIKANDI fokus pada arsip dinamis & naskah dinas inti pemerintahan. Documa adalah platform dokumen menyeluruh — kontrak, SOP, dokumen mutu ISO, dokumen internal, dan kearsipan korporat — yang lebih lengkap, dapat dikustomisasi, dan tetap interoperabel dengan ekosistem SPBE/SRIKANDI. Untuk BUMN, swasta, bank, RS, dan universitas yang tidak dilayani SRIKANDI, Documa adalah solusi utuh.
Apakah data kami aman dan tersimpan di Indonesia?
Ya. Documa bersifat self-hosted — seluruh data tersimpan di server/infrastruktur Anda sendiri di Indonesia, sesuai UU PDP (UU 27/2022) dan PP 71/2019. Tidak ada data yang dikirim ke pihak ketiga atau cloud asing.
Apakah bisa terintegrasi dengan sistem yang sudah ada?
Bisa. Documa menyediakan REST API terbuka dan WebDAV, serta dapat terhubung dengan SSO/LDAP, SPLP, dan layanan TTE BSrE/PSrE — sehingga tidak menjadi silo baru.
Bagaimana model pengadaannya untuk instansi pemerintah/BUMN?
Documa adalah produk dalam negeri yang dirancang siap masuk e-Katalog LKPP dan berorientasi TKDN, dengan opsi lisensi perpetual + maintenance maupun langganan — fleksibel sesuai mekanisme pengadaan Anda.
Bagaimana dukungan dan implementasinya?
Tim lokal Indonesia memberikan SLA jelas, pendampingan implementasi & migrasi arsip, serta pelatihan — termasuk opsi pilot/POC tanpa risiko untuk membuktikan nilai lebih dulu.
SDM kami belum terbiasa — apakah sulit dipakai?
Antarmuka Documa dirancang sederhana dan berbahasa Indonesia, mudah dipakai bahkan oleh staf non-arsiparis. Pelatihan dan pendampingan disertakan dalam implementasi.
Minta Demo
Lihat Documa bekerja untuk instansi Anda
Isi formulir — tim kami akan menyiapkan demo yang relevan dengan alur dokumen, persuratan, dan kearsipan Anda. Tanpa biaya, tanpa komitmen.
- Demo langsung sesuai kebutuhan instansi Anda
- Konsultasi self-hosted & kepatuhan (ANRI, UU PDP, SPBE)
- Pendampingan implementasi & migrasi arsip
- Opsi pilot / POC tanpa risiko
Lebih suka ngobrol langsung? Email kami di sales@documa.id